Communicatiekanalen: de vergadering

Een vergadering is een belangrijk communicatiekanaal voor elke organisatie, groot of klein. Het is een officieel communicatiemoment! Het is de gelegenheid om te informeren, na te vragen, protesteren, in twijfel te trekken, te melden en ga zo maar door.

Wat is een vergadering? Het is een bijeenkomst van een vastgestelde verzameling functies binnen een organisatie die binnen een termijn een of meerdere onderwerpen met een bepaald doel bespreken.

HUH?

‘Een bijeenkomst van een vastgestelde verzameling van functies binnen een organisatie.’
Om over een onderwerp goed te kunnen beslissen moeten betrokken functies meedenken.
Bijvoorbeeld: “Moet er een nieuw computersysteem komen?”
Daarover zal de voorzitter aan het begin van de vergadering vertellen waarom die vraag rijst, de financiële werknemer meldt welk budget hiervoor beschikbaar is, de ICT-er vertelt over de mogelijkheden en de afdelingshoofden in dit voorbeeld over de problemen zonder de vernieuwing of over de huidige problemen.

‘…die binnen een termijn…’
Een afgesproken vergadertermijn van bijvoorbeeld 2 uur met de afspraak er in de volgende vergadering over 14 dagen op terug te komen zodat voor datum x een beslissing is genomen en men voor datum y kan bestellen.

‘…een of meerdere onderwerpen met een bepaald doel bespreken.’
De deelnemers bespreken de onderwerpen met als doel erover geïnformeerd te worden zodat ze in de toekomst daar iets over kunnen besluiten of om dat in de huidige vergadering te doen. Dat besluit kan zijn extra informatie verzamelen voor de volgende vergadering, nu een definitieve beslissing nemen over een onderwerp, acties af te spreken enzovoort.

Voorbereiding
Het is nodig dat deelnemers goed op de hoogte zijn van het vergaderonderwerp en -doel. Het doel kan zijn nu iets te beslissen en taken te verdelen, maar ook informatie te krijgen of te geven, een mening te vormen of iets te evalueren. de deelnemers moeten het verslag van de vorige vergadering gelezen hebben en hun eigen bijdrage aan de vergadering mag geen improvisatie zijn.

Voorzitter
Een goede voorzitter leidt een vergadering in de juiste banen. Hij zorgt voor doelgerichte besprekingen van een onderwerp, overbodige uitweidingen onderbreekt hij zonder de spreker af te wijzen. Alle agendapunten komen aan bod of schuiven, met instemming van iedereen, door. Hij houdt de sfeer en de tijd in de gaten. Bovendien zorgt hij voor alle informatie, de taakverdeling en een bespreking van een voorstel. Maar ook de verhoudingen tussen de deelnemers onderling leidt hij in spraakzame banen.